As administradoras de condomínio estão presentes na vida de muitos edifícios. Especialmente aqueles que possuem muitos prédios e muitas unidades. Conciliar interesses e necessidades não é uma tarefa fácil. E nem sempre o síndico consegue dar conta de tudo sozinho, porque demanda muito tempo e atenção. Por isso, muitos locais procuram auxílio para essas funções com as administradoras.

Saiba um pouco mais sobre elas!

Qual o papel das administradoras de condomínio?

As administradoras de condomínio são empresas que auxiliam o síndico na gestão do condomínio. Elas exercem funções estabelecidas em contrato. O síndico seria uma espécie de gerente, que dá ordens para a execução dos serviços conforme as decisões tomadas em assembleia.

Ou seja, a empresa pode exercer inclusive as funções de síndico, se houver previsão contratual. Nestes casos, elas cuidariam de todos os aspectos administrativos, como:

• Gestão tributária e financeira (contas a pagar e a receber; cobranças), inclusive prestação de contas;
• Gestão e elaboração de arquivos e documentos pertinentes ao condomínio (circulares, editais de convocação, atas, registros em cartório etc.);
• Atendimento aos condôminos;
• Elaborar previsões orçamentárias e orçamentos de serviços;
• Gestão de pessoas e de contratos;
• Gestão do seguro condomínio;
• Assessoria jurídica para elaboração de documentos e para questões tributárias, fiscais e trabalhistas.

Entretanto, as administradoras podem se destinar a resolver somente problemas burocráticos, legais e contábeis. Esta segunda hipótese é chamada de cogestão ou gestão compartilhada.

Administradora como síndica

As administradoras de condomínio podem ser síndicas? Se não houver vedação na convenção local, sim. O Código Civil dispõe que a assembleia escolherá um síndico, que pode ser condômino ou não. Se ninguém se habilitar para a função, o condomínio pode contratar uma administradora ou um síndico profissional.

Quando isso acontece, a administradora também poderá exercer o papel de síndica. Ou seja, deverá realizar a administração completa, que inclui assessoramento contábil, legal e fiscal, gestão e emissão de documentos, gestão de pessoal etc..

Além disso, realizará as atribuições previstas no Código Civil (artigo 1.328). Dentre elas estão: convocar assembleias, zelar pela manutenção do local, representar legalmente os interesses do condomínio em todas as esferas, contratar seguro condomínio e outras.

Como contratar uma administradora?

A contratação das administradoras de condomínio é condicionada à aprovação em assembleia. Após a aprovação, o síndico deve tomar alguns cuidados. O primeiro deles é definir quais as funções a administradora exercerá. Isso influenciará no preço e na autonomia que ela terá no condomínio.

Em seguida, é importante fazer orçamentos dentre as empresas que oferecem o serviço necessário. Separe aquelas de melhor custo-benefício e veja quais prédios são administrados por elas. Uma visita no local pode ser interessante para ver, na prática, a atuação da administradora. Por fim, pesquise a idoneidade da empresa. Há ações civis, trabalhistas ou criminais contra ela e seus sócios? E certidões negativas de débito?

Após escolher, é preciso fazer um bom contrato. Nele, deve conter: funções a serem exercidas por ela, garantias, penalidades, hipóteses de rescisão. Este último item é muito importante, porque há muitos casos de irregularidades, fraudes e má-gestão.

Quais vantagens e desvantagens de se ter uma administradora?

As administradoras possuem funções importantes no dia a dia dos condomínios. Sua presença pode ser bastante interessante para o síndico, especialmente porque ela proporciona uma gestão global mais eficaz ao auxiliar nas funções administrativas e operacionais. Neste sentido, o síndico tem menor volume de serviços, o que faz com que ele possa se destinar a manter uma convivência harmoniosa entre os moradores. Outro ponto positivo é um maior controle dos documentos contábeis e legais.

Por outro lado, há desvantagens na contratação das administradoras de condomínio. A primeira delas é o custo adicional, que é proporcional ao número de funções que elas exercem. Outro ponto importante é que o síndico, se não acompanhar as atividades de maneira muito próxima, não terá controle sobre a administração do condomínio.

Com um controle eficaz, a presença das administradoras de condomínio é muito positiva para todos. Elas podem ser ótimas parceiras do síndico na gestão condominial. E você sabia que é possível contratar seguro para administradoras de condomínio? Veja no blog!