A administração de clínicas e consultórios deve ser realizada por profissionais competentes. Os sócios podem adquirir habilidades administrativas ou contratar alguém para fazer a função. Entretanto, quando não existe um administrador qualificado, as falhas aparecem. Veja a seguir o 5 erros comuns na gestão de clínicas.

Não ter controle sobre o fluxo de caixa

Fluxo de caixa é a ferramenta que registra todas as operações financeiras da clínica. O registro de contas a pagar e a receber, de despesas com pessoal e com material é essencial para uma boa gestão financeira. Ele pode ser feito no sistema de gestão ou em planilha em Excel.

A ausência de controle sobre o fluxo de caixa é um erro comum na administração de clínicas e consultórios. Sem ele, é difícil saber os maiores custos da clínica e os procedimentos mais rentáveis de determinado período. Ou seja, o administrador não pode prever a saúde financeira do negócio. Consequentemente, é difícil realizar um planejamento financeiro e tributário.

Sem saber sobre a projeção de receitas e despesas, é também difícil saber o recurso disponível para investimento. Em suma, o descontrole desse fluxo impede o crescimento do consultório.

Misturar as contas pessoal e profissional

A maior parte de consultórios e clínicas possui poucos sócios, que são profissionais deles. Ao mesmo tempo em que recebem os rendimentos da participação societária, recebem os valores pelo trabalho. Por isso, é comum que não haja separação das contas pessoais e empresariais. A confusão entre as finanças é um erro na administração de clínicas e consultórios. Ela causa dificuldade para uma gestão financeira eficiente.

Imagine que você é um dos sócios e utiliza o rendimento para pagar as despesas de casa. É muito mais difícil verificar se a clínica está lucrando ou devendo.

Por isso, o ideal é estabelecer a retirada mensal de cada sócio (pró-labore). Além disso, registre os investimentos e efetue os reembolsos. E, claro, tenha contas bancárias diferentes.

Subestimar o papel dos funcionários

Os funcionários de limpeza e atendimento são muito importantes na administração de clínicas e consultórios. Eles são o cartão de visitas do negócio, que cuidam da primeira impressão que o paciente possui. O contato do paciente começa já na marcação da consulta. Em seguida, na acolhida do atendimento e da sala de espera.

Atenção, receptividade e empatia passam uma imagem positiva do consultório. A primeira reação do paciente é passar o bom atendimento para a frente. Em outras palavras, é responsável pelo marketing espontâneo da clínica.

Quando se subestima o papel dos funcionários, os sócios pecam na relação com o cliente. Por isso, devem se preocupar em treiná-los para realizar o melhor atendimento possível. Boa escrita, comunicação, paciência, respeito e organização são apenas alguns requisitos a serem observados.

Não aproveitar a tecnologia

Uma boa administração de clínicas e consultórios é feita por meio de tecnologia. Há muitos sistemas de gestão que auxiliam o administrador a controlar tudo sobre a clínica. Da mesma forma, aplicativos e plataformas otimizam a rotina de todos os profissionais. A automatização dos processos economiza tempo e facilita a execução das tarefas.

Por isso, não utilizar tecnologia é um erro que influencia muito na produtividade da equipe. É muito mais rápido marcar consultas nas ferramentas eletrônicas. No sistema de gestão, é possível disparar e-mails automáticos e organizar a agenda.

Não possuir um seguro empresarial

Todo estabelecimento deve possuir um seguro empresarial. É a forma de garantir o patrimônio e a continuidade do negócio. Sinistros como incêndio, queda de raio, explosões e furtos são comuns em qualquer empresa. Em geral, eles já fazem parte da cobertura básica de uma seguradora.

Porém, clínicas e consultórios possuem especificidades que precisam ser cobertas por um seguro. Especialmente devido à judicialização da saúde, em que se discute condutas classificadas como erro médico. As indenizações decorrentes dessas ações podem ser enormes e prejudicar a saúde financeira da clínica.

Por isso, não possuir um seguro empresarial é um erro comum na administração de clínicas e consultórios.

Se você comete algum desses erros de administração de clínicas e consultórios, corrija-os o mais breve possível. Assim, você terá maior controle administrativo e financeiro do seu negócio.

Você já ouviu falar do Seguro RCP?
O Seguro RC Profissional é um seguro de responsabilidade civil. Por meio dele, os profissionais diminuem o impacto de uma possível demanda judicial do paciente. Ele pode ser aplicado a qualquer área, sendo bastante utilizado por profissionais de saúde.

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